مشکلات IT که کارمندان دچار آن‌ها می‌شوند
در محیط کار، بسیاری از عوامل می‌توانند بر بهره‌وری، تمرکز و رضایت شغلی کارکنان تأثیرگذار باشند. اگرچه معمولاً عواملی چون ناهماهنگی‌های فردی، نارضایتی از مدیریت یا فشار کاری مورد توجه قرار می‌گیرند، اما یکی از عوامل کمتر دیده‌شده که اثر زیادی بر کیفیت کاری کارمندان دارد، مشکلات ناشی از فناوری اطلاعات (IT) است.
بر اساس یک نظرسنجی از ۲۰۳۴ کارمند در شرکت‌های مختلف، مشخص شده که اختلالات فناوری، بیش از هر عامل دیگری، موجب برهم خوردن آرامش و تمرکز در محل کار می‌شوند. ۶۱٪ از پاسخ‌دهندگان اظهار داشتند که اینترنت آن‌ها هنگام کار مدام قطع و وصل می‌شود یا با افت شدید سرعت مواجه است. همچنین ۵۴٪ اعلام کردند که کندی و اختلال در عملکرد کامپیوترهایشان، یکی از اصلی‌ترین موانع بهره‌وری آن‌هاست.
این داده‌ها نشان می‌دهد که اختلالات IT، برخلاف تصور رایج، در رأس عوامل آزاردهنده محیط کار قرار دارند و از اختلافات فردی یا مسائل شخصی، اثرگذاری بیشتری دارند.
فناوری؛ عاملی پنهان در ایجاد استرس محیطی
شاید در نگاه اول، مشکلاتی مانند کندی نرم‌افزار یا قطع اینترنت، مسائل جزئی به‌نظر برسند؛ اما تکرار مداوم آن‌ها می‌تواند تأثیرات روانی و کاری گسترده‌ای به‌دنبال داشته باشد. وقتی کارمندی در تلاش برای ارسال ایمیل، چاپ گزارش یا شرکت در جلسه آنلاین با مشکل روبه‌رو می‌شود، نه‌تنها تمرکزش را از دست می‌دهد بلکه ممکن است با تأخیر در کارها مواجه شود که نتیجه آن افزایش استرس و کاهش کیفیت خروجی خواهد بود.
مشکلات رایج فناوری که کارمندان را آزار می‌دهند
بر اساس نتایج نظرسنجی و بررسی‌های میدانی، ۱۲ مشکل اصلی فناوری که بیشتر از بقیه باعث آزار کارمندان می‌شوند، به شرح زیر است:
- سرعت پایین اینترنت یا Wi-Fi: زمانی که اتصال اینترنت ناپایدار باشد یا سرعت لازم برای بارگذاری صفحات، ارسال فایل یا شرکت در جلسه‌های آنلاین فراهم نشود، عملاً بسیاری از کارهای اداری مختل می‌شوند.
- پردازش کند کامپیوترها: سخت‌افزارهای قدیمی یا رایانه‌هایی با رم و پردازنده ضعیف، سرعت کار را به‌طور محسوسی کاهش می‌دهند.
- اختلال در عملکرد پرینترها: گیر کردن کاغذ، تمام شدن جوهر یا تنظیمات نادرست چاپگرها از مشکلات رایجی است که بارها در روز اتفاق می‌افتد.
- استفاده از سیستم‌عامل‌های قدیمی: نسخه‌های منسوخ شده ویندوز یا سایر سیستم‌عامل‌ها باعث بروز ناسازگاری با نرم‌افزارهای جدید می‌شوند.
- نرم‌افزارهای کند و پر از باگ داخلی شرکت: بسیاری از شرکت‌ها از نرم‌افزارهای اختصاصی استفاده می‌کنند که در صورت نبود پشتیبانی فنی مناسب، ناکارآمد می‌شوند.
- به‌روزرسانی‌نشدن نرم‌افزارها: استفاده از نسخه‌های قدیمی نرم‌افزارها می‌تواند امنیت سیستم را به خطر اندازد و موجب اختلال در عملکرد شود.
- ابزارهای ورودی معیوب مانند ماوس و کیبورد: عملکرد نادرست یا تأخیر در پاسخ‌دهی این وسایل ساده، گاهی باعث خستگی ذهنی می‌شود.
- خرابی یا تأخیر در عملکرد دستگاه‌های فکس یا کپی: به‌ویژه در اداراتی که هنوز به این ابزارها وابسته هستند، چنین مشکلاتی می‌تواند روند کار را به‌کلی متوقف کند.
- کمبود فضای ذخیره‌سازی: زمانی که حافظه سیستم یا سرورها پر باشد، ذخیره فایل‌های جدید دشوار شده و حتی باعث از دست رفتن اطلاعات می‌شود.
- اختلال در شبکه داخلی یا سیستم تلفنی شرکت: قطعی ارتباطات درون‌سازمانی، یکی از مهم‌ترین عوامل اخلال در هماهنگی بین تیم‌ها است.
- بی‌کیفیت بودن چاپ در پرینتر و کپی: کیفیت پایین چاپ به‌ویژه در اسناد رسمی، اعتبار سازمان را نیز زیر سؤال می‌برد.
- اختلال در ارتباطات ویدیویی و کنفرانس‌های آنلاین: ناهماهنگی تصویر و صدا، تأخیر در اتصال یا قطعی وسط جلسه، تجربه‌ای آزاردهنده برای کارمندان و مدیران است.
مدیریت چه نقشی دارد؟
یکی از دلایلی که باعث استمرار این مشکلات می‌شود، بی‌توجهی یا کم‌اهمیتی مدیران نسبت به حوزه فناوری است. بسیاری از مدیران، یا از وجود این اختلالات اطلاع ندارند یا آن‌ها را کم‌اهمیت می‌پندارند. در حالی که بررسی‌ها نشان می‌دهد، کارمندان در اکثر مواقع سعی می‌کنند مشکلات را خودشان حل کنند؛ از خاموش و روشن کردن مودم گرفته تا نصب دستی نرم‌افزارها.
نبود کانال مشخص برای گزارش مشکلات فنی، تأخیر در پاسخ‌گویی تیم IT، یا حتی نداشتن تیم پشتیبانی، باعث می‌شود اختلالات فنی مزمن شده و تأثیر منفی بلندمدت بر عملکرد کارکنان داشته باشد.
تأثیر روانی و اجتماعی اختلالات فنی
مشکلات فناوری صرفاً جنبه عملکردی ندارند؛ بلکه به‌طور مستقیم بر سلامت روان و تعاملات کارکنان تأثیر می‌گذارند. تکرار اختلال در ابزار کار، احساس ناکارآمدی، خشم، نارضایتی، و حتی سرزنش دیگران را به‌همراه دارد. این موضوع در درازمدت می‌تواند باعث کاهش انگیزه و حتی ترک شغل توسط کارکنان شود.
راهکارهایی برای بهبود شرایط
برای حل این مشکلات، مجموعه‌ای از راهکارهای عملی و قابل اجرا پیشنهاد می‌شود:
- ارتقاء زیرساخت شبکه و اینترنت: استفاده از اینترنت اختصاصی (DIA) یا نصب اکسس‌پوینت‌های قوی‌تر می‌تواند اتصال پایدار را تضمین کند.
- نوسازی سخت‌افزار و رایانه‌های اداری: تخصیص بودجه سالانه برای به‌روزرسانی تجهیزات.
- پشتیبانی فنی در دسترس و پاسخگو: طراحی یک سیستم تیکتینگ داخلی برای گزارش مشکلات.
- آموزش‌های پایه IT برای کاربران: کاهش حجم درخواست‌ها از تیم فنی با افزایش توان حل مسئله کارمندان.
- استفاده از نرم‌افزارهای ابری و خودکار: برای کاهش نیاز به نصب‌های محلی و سازگاری بهتر.
نتیجه‌گیری
زیرساخت فناوری اطلاعات، ستون فقرات هر سازمان مدرن است. نادیده‌گرفتن مشکلات ظاهراً کوچک در این حوزه، به مرور باعث ایجاد ناراحتی‌های بزرگ در سازمان می‌شود. توجه به این موضوع و رفع مشکلات رایج IT نه‌تنها باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود، بلکه روحیه و رضایت شغلی آن‌ها را نیز بهبود می‌بخشد. در نهایت، سازمانی که به آسایش دیجیتال کارکنان خود توجه کند، گامی بلند به‌سوی پایداری و موفقیت برمی‌دارد.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.