در مطالب گذشته به معرفی تلفنهای ثابت سازمانی تحت وب پرداختیم؛ فناوری نوینی که زیرساختهای ارتباطی سازمانها را متحول کرده است. این سرویسها با حذف تجهیزات فیزیکی و بهرهگیری از تلفن ابری، ارتباطی مقرونبهصرفه، منعطف و پیشرفته را فراهم میکنند. در دنیای امروز که سرعت و بهرهوری اهمیت بالایی دارد، تلفنهای ابری به گزینهای هوشمندانه برای کسبوکارها تبدیل شدهاند. در این مطلب، با نگاهی دقیقتر به مزایای این سرویسها میپردازیم. همراه ما باشید تا ببینید چرا آینده ارتباطات سازمانی ابری است.
۱. کاهش چشمگیر هزینههای سازمان
استفاده از سیستمهای تلفن سنتی یا همان سیستمهای مبتنی بر سانترال و تجهیزات سختافزاری، همواره با هزینههای متعدد و قابلتوجهی برای سازمانها همراه بوده است. این هزینهها شامل خرید تجهیزات گرانقیمت، نصب و راهاندازی، نیروی متخصص برای مدیریت زیرساخت، هزینههای نگهداری و ارتقاء سیستم میشود. در مواردی که سازمان دارای شعب متعدد در شهرهای مختلف باشد، هزینهها بهشدت افزایش پیدا میکند.
در مقابل، سیستمهای تلفن ابری یا Hosted-PBX که از طریق مرورگر یا اپلیکیشنهای تحت وب قابل استفاده هستند، بسیاری از این هزینهها را حذف مینمایند. در این سیستمها نیازی به خرید سختافزار نیست، زیرساخت بر بستر سرورهای ابری قرار دارد و تنها هزینهای که سازمان پرداخت میکند، مربوط به کارکرد مکالمات و اشتراک خدمات است. این رویکرد نه تنها از نظر اقتصادی مقرونبهصرفه است، بلکه فرآیند حسابداری و مدیریت مالی آن نیز سادهتر و شفافتر خواهد بود.
۲. انعطاف بالا در زمان رشد و تغییر
سازمانها همواره در حال رشد، جابهجایی یا بازسازی ساختار منابع انسانی خود هستند. در سیستمهای تلفن سنتی، اضافه کردن داخلی جدید یا انتقال خط تلفن به موقعیت دیگر مستلزم حضور نیروی فنی، سیمکشی و تغییرات فیزیکی است. اما در نسل جدید تلفنهای ثابت سازمانی تحت وب، تمام این فرآیندها از طریق پنل مدیریت مبتنی بر وب انجام میشود.
بدون نیاز به دانش فنی، مدیر شبکه یا پشتیبان سازمان میتواند داخلی جدید ایجاد کند، یک داخلی را غیرفعال یا به کارمند دیگری اختصاص دهد، تنظیمات تماس را تغییر یا حتی کاربران را میان شعب مختلف جابهجا نماید. این انعطافپذیری باعث میشود سازمانها در مواجهه با تغییرات ساختاری و توسعهای، بسیار سریعتر و کمهزینهتر عمل کنند.
۳. امکانات ارتباطی یکپارچه و تحت وب تلفن ابری
یکی از مهمترین مزیتهای تلفنهای سازمانی تحت وب، ارائه مجموعهای از ابزارهای ارتباطی در یک محیط یکپارچه است. برخلاف سیستمهای قدیمی که فقط امکان تماس صوتی را فراهم میکردند، این سرویسها خدمات متنوعی مانند فکس آنلاین، گفتگوی متنی درونسازمانی، ارسال و دریافت فایل با فضای ذخیرهسازی ابری، کنفرانس صوتی، صندوق صوتی و گزارشگیری کامل از تماسها را ارائه میدهند.
تمام این قابلیتها بهصورت متمرکز و از طریق یک پنل تحت وب در اختیار کارکنان قرار میگیرد و نیازی به نصب نرمافزارهای متعدد یا سختافزارهای مجزا نیست. این موضوع بهرهوری تیمها را افزایش داده و فرآیندهای ارتباطی را روانتر خواهد کرد.
۴. ارتباطات داخلی با کیفیت و آسان
یکی دیگر از ویژگیهای برجسته تلفن ابری، کیفیت بالای تماسهای داخلی است. برخلاف خطوط شهری که ممکن است در برخی مناطق دچار نویز یا قطعی شوند، تماسهای داخلی بر بستر اینترنت و با کیفیت HD برقرار میشوند. علاوه بر آن، این تماسها رایگان هستند، حتی اگر کارمندان در دفاتر مختلف یا دورکار باشند.
امکان گفتگوی متنی، ارسال فایل و حتی برگزاری کنفرانسهای گروهی نیز باعث شده است تا تیمها بدون محدودیت مکانی بتوانند بهراحتی در ارتباط باشند. این سطح از کیفیت و دسترسیپذیری در دنیای کسبوکار امروزی که سرعت و چابکی اهمیت زیادی دارد، یک مزیت رقابتی بزرگ به شمار میرود.
۵. پایداری و آپتایم ۹۹.۹ درصدی
در دنیای امروز، هیچ سازمانی نمیتواند قطعی ارتباطات را تحمل کند. در سیستمهای سنتی، بروز مشکل سختافزاری، قطعی خطوط مخابراتی یا حتی قطعی برق میتواند کل سیستم تلفنی سازمان را از کار بیندازد. اما در سیستمهای تلفن ابری، سرورها در مراکز دادهای امن و پایدار میزبانی میشوند که با استفاده از زیرساختهای برق اضطراری، ارتباطات پشتیبان و امکانات ریداندنسی، پایداری بسیار بالایی دارند.
اکثر ارائهدهندگان این خدمات آپتایمی در حدود ۹۹.۹ درصد را تضمین میکنند. این بدان معناست که سازمانها میتوانند با خیال راحت به این سیستمها تکیه و دیگر نگران از دست رفتن تماسهای مهم یا ناپایداری سیستم نباشند.
۶. امنیت و کنترل بیشتر
برخلاف تصور عمومی، سیستمهای تلفن ابری میتوانند از امنیت بسیار بالایی برخوردار باشند. اطلاعات تماسها، پیامها و دادههای کاربران رمزگذاری شده و از طریق پروتکلهای امن منتقل میشوند. همچنین امکان تعریف سطوح دسترسی، مانیتورینگ تماسها، دریافت گزارشهای کامل و کنترل حسابهای کاربری از طریق پنل مدیریتی فراهم است.
این ویژگیها به مدیران فناوری اطلاعات این امکان را میدهد تا امنیت ارتباطات را زیر نظر داشته باشند و در صورت بروز هرگونه رفتار مشکوک، بهسرعت وارد عمل شوند.
جمعبندی
نسل جدید تلفنهای ثابت سازمانی که تحت بستر وب و فضای ابری فعالیت میکنند، نهتنها از نظر فنی و اقتصادی برتری دارند، بلکه پاسخگوی نیازهای امروزی سازمانها برای توسعه، ارتباط مؤثر، کنترل هزینه و حفظ امنیت هستند. با گسترش دورکاری، رشد شعب سازمانی و افزایش نیاز به خدمات پشتیبانی سریع و قابلاعتماد، استفاده از تلفن ابری به یک ضرورت برای کسبوکارها تبدیل شده است.
سازمانهایی که به دنبال ارتقاء سطح ارتباطات خود، کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری هستند، بهتر است هرچه زودتر نسبت به مهاجرت به این سیستمهای نوین اقدام کنند. آینده ارتباطات سازمانی در دستان تلفن ابری است؛ آیندهای هوشمند، منعطف و مقرونبهصرفه.
