نرم‌افزارها و ابزارهای کاربردی و موثر برای دورکاری

امروزه با پیشرفت تکنولوژی و افزایش نرم‌افزارها و ابزارهای کاربردی متعدد، تمایل افراد به دورکاری روز به روز در حال افزایش است. کارجویان و کارگزاران هر دو همکاری به صورت دورکاری را برای برخی پروژه‌ها به کار تمام وقت در محیط شرکت ترجیح می‌دهند.

علل متعددی برای محبوبیت دورکاری وجود دارد که می‌توانید در این مقاله مطالعه کنید. در این مقاله سعی داریم تعدادی از بهترین ابزارها و نرم‌افزارهای (اپلیکیشن‌ها) موردنیاز برای دورکاری را به شما معرفی کنیم. پیش از شروع همکاری به صورت دورکاری، لازم است این ابزارها را بشناسید و با توجه به نیاز خود از آن‌ها استفاده کنید.

 

ابزارهای مدیریت پروژه

ابتدا می‌خواهیم ابراز‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را به شما معرفی کنیم. اولین ابزاری که قصد معرفی آن را داریم نرم‌افزار Trello است. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید یک پنل مدیریت پروژه داشته باشید و وظایف را در آن تعریف کنید. از ویژگی‌های Trello می‌توان به مواردی مانند تعیین مهلت تحویل، یادآور، اختصاص دادن وظایف به افراد مختلف، افزودن نظر، امتیازدهی، گزارش‌گیری از عملکرد و غیره اشاره کرد.

یک نیروی فریلنس که به صورت دورکاری با شرکت‌ها کار می‌کند،‌ می‌تواند با استفاده از این ابزار وظایف خود را مدیریت کند و با سایر اعضای گروه نیز در ارتباط باشد. این نرم‌افزار را می‌توانید بر روی گوشی‌های همراه خود نصب کنید تا هیچ اتفاقی را در مورد پروژه خود از دست ندهید. البته لازم به ذکر است که برخی از قابلیت‌های این نرم‌افزار پریمیوم است و برای استفاده از آن لازم است مبلغی را پرداخت کنید.

Asana یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه است که تمامی این قابلیت‌ها را به صورت رایگان در اختیار شما قرار می‌دهد. با استفاده از این نرم‌افراز به راحتی می‌توانید وظایف تعریف شده در یک پروژه را به افراد گروه محول کرد. دورکارها می‌توانند با نصب نسخه موبایل این نرم‌افزار، در هر زمان و هر مکان وظایف خود را مشاهده کنند. امکان ارسال یادآور از طریق ایمیل نیز وجود دارد تا هیچ پروژه‌ای فراموش نشود.

Basecamp نیز به شما این امکان را می‌دهد تا پرو‌ژه‌ها را نظارت کنید و از آن طریق با سایر مشارکت‌کنندگان در پروژه نیز در ارتباط باشید. با استفاده از این ابزار می‌توانید وظایف را تغییر دهید و یا فرد خاصی را برای انجام آن تعیین کنید.

نرم‌افزار Things برای مدیریت وظایف قابل استفاده است و می‌توانید آن را بر روی تمام دستگاه‌های اپل خود نصب کنید و در هر جایی به آن دسترسی داشته باشید. با استفاده از این ابزار می‌توانید موارد موردنظر خود را فیلتر کنید و به جای مشاهده تمامی اطلاعات پروژه، تنها اطلاعات مورد نیاز خود را مشاهده کنید.

 

ابزار‌های چت سازمانی

از آن‌جایی که یک نیروی دورکار خارج از سازمان مشغول به کار است، مکالمه رو در رو و حضوری امکان‌پذیر نیست. در نتیجه لارن است هماهنگی و مکاتبات با استفاده از تلفن و یا اینترنت صورت گیرد. نرم‌افزارهای متعددی برای چت درون‌سازمانی عرضه شده است که که امکان گفتگوی درون‌سازمانی را برای اعضا فراهم می‌کند. به جای استفاده از پیام‌رسان‌های خصوصی مانند تلگرام، واتس‌اپ و غیره که برای ورود نیاز به شماره شخصی شما دارند، می‌توانید از این نرم‌افزارها استفاده کنید.

Slack اولین ابزار پیشنهادی ما به منظور چت و مکالمه است. با استفاده از نرم‌افزار Slack به آسانی می‌توانید با سایر اعضای تیم خود در  ارتباط باشید و گفتگو‌های بین اعضای تیم در گروه‌های تشکیل شده را دنبال کنید.

Skype نیز یکی دیگر از این ابزارهای چت سازمانی است که با وارد کردن ایمیل سازمانی خود می‌توانید با همکاران خود در ارتباط باشید. نسخه دسکتاپ و موبایل این نرم‌افزار موجود است و به راحتی می‌توانید در هر زمان و با هر دستگاهی به پیام‌های خود دسترسی داشته باشید.

 

ابزار‌های مکالمه تصویری و کنفرانس ویدیویی

گاهی ممکن است لازم باشد افراد دورکار (فریلنسر) در جلساتی حاضر شوند و از آن‌جایی که در شرکت حضور ندارند، می‌توانند از ابزارهای مکالمه تصویری و کنفرانس ویدیویی استفاده کنند. این نرم‌افزارها بسیار آسان هستند و به افراد این امکان را می‌دهند تا بدون حضور در شرکت، در کنفرانس‌های ویدیو شرکت کنند و به صورت مجازی رو در رو با افراد حاضر در شرکت صحبت کنند.

Skype پرکاربردترین نرم‌افزار در بین کارمندان و به ویژه افراد دورکار است. با استفاده از این ابزار امکان برقراری تماس تصویری به راحتی از هر دستگاهی برای افراد فراهم می‌شود.

Google Duo نیز یکی از محصولات گوگل است که برقراری تماس تصویری را در کنار پیام‌رسانی و تماس صوتی فراهم می‌کند.

 

ابزارهای تماس صوتی و تلفن سازمانی

برای تماس‌های صوتی می‌توان از نرم‌افزارهای پیام‌رسانی متعددی استفاده کرد. البته امروزه ترجیح کاربران به سیستم‌های ابری روز به روز در حال افزایش است و برخی از شرکت‌ها از سیستم تلفن ثابت سازمانی استفاده می‌کنند تا از این طریق هیچ تماسی را از دست ندهند.

WhatsApp یکی از امن‌ترین و پرطرفدارترین نرم‌افزارهای تماس صوتی در سازمان‌ها است. با افزایش تعداد نیرو‌های دورکار و فاصله‌ی جغرافیایی بین افراد و همچنین هزینه‌‌ی بالای تماس‌های شهری و غیر‌شهری، سازمان‌ها از WhatsApp برای تماس‌های خود استفاده می‌کنند.

البته از محدودیت‌های این نرم‌افزار می‌توان به این مورد اشاره کرد که بدون روشن بودن تلفن همراه، استفاده از واتس‌اپ ممکن نیست. همچنین از نیازهای ضروری این نرم‌افزار، وارد کردن شماره همراه است. اینجا است که شرکت‌های بیشتری روز به روز به سمت تلفن‌های ثابت سازمانی ابری می‌روند.

نکسفون یکی از این ابزارهای تلفن ابری است که با استفاده از آن کاربران می‌توانند بدون حضور در شرکت و با هر دستگاهی ارتباطات تلفنی خود را با شماره تلفن ثابت سازمانی خود برقرار کنند. در نتیجه اگر مثلا به عنوان یک پشتیبان یا مسئول فروش در خارج از شرکت مشغول به کار باشند، به راحتی با استفاده از راهکار نکسفون پرو می‌توانند داخلی مخصوص به خود را داشته باشند و هیچ تماس ورودی را از دست ندهند.

 

نرم‌افزارهای ویرایشگر داده و محتوا

با گسترش تکنولوژی، استفاده افراد از کاغذ برای نگارش و نمایش داده‌ها و نوشته‌ها کاهش یافته است و نرم‌افزارهای ویرایشگر جایگزین این روش سنتی شده اند. برخی از این داده‌ها برای افراد سازمان مشترک است و لازم است به تمامی افراد سازمان و همچنین افراد دورکار دسترسی مشاهده و ویرایش این داده‌ها را بدهید. اینجاست که سازمان ها از نرم‌افزار‌های ویرایشگر استفاده می‌کنند.

Google ابزارهای پرکاربردی برای ویرایش و نمایش داده‌ها عرضه کرده است که می‌توان به Google Docs، Google Drive، Google Spreadsheets، Google Slides و غیره اشاره کرد. عملکرد این ابزارها به گونه‌ای است که با اتصال به Gmail، تغییرات به صورت آنلاین ذخیره می‌شود و تمامی افرادی که فایل‌ با آن‌ها به اشتراک‌ گذاشته شده است، می‌توانند داده‌ها را مشاهده کنند و در صورت امکان نظر بدهند یا تغییر ایجاد کنند.

Microsoft نیز مجموعه نرم‌افزارهای MS Office را برای ورود و ویرایش داده عرضه کرده است. ابزارهایی مانند Excel، Word، PowerPoint و غیره به صورت آنلاین و آفلاین برای اکثر پلتفرم‌ها عرضه شده است و تمام افراد سازمان چه درون سازمان و چه نیروهای دورکار می‌توانند از این نرم‌افزارهای کاربردی استفاده کنند.

 

نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی

Cushion یکی از بهترین ابزارها برای زمان‌بندی و پیش‌بینی درآمد دورکارها است. دورکارها‌ (فریلنسرها) با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانند چشم‌اندازی از وظایف خود و زمان تحویل هر کدام داشته باشند و بر اساس آن پیش روند. وقتی فرد دورکار به ترتیب اولویت و پیش از به اتمام رسیدن مهلت انجام وظایف،‌ بتواند آن‌ها را تحویل دهد، با این کار می‌تواند درآمد خود از آن کار را پیش‌بینی کند و با برنامه‌ریزی به انجام هر یک بپردازد.

Wunderlist یکی دیگر از نرم‌افزارهایی است که با نصب آن بر روی دسکتاپ، موبایال و تبلت خود می‌توانید لیستی از وظایف خود و همکارانتان در پروژه ایجاد کنید و برای هر یک مهلت انجام، یادآور و نظر اضافه کنید.

TeuxDeux نیز یکی از بهترین ابزارهای برنامه‌ریزی به ویژه برای افراد دورکار است. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید وظایف خود را اضافه کنید و با مشخص کردن زمان تحویل آن، یک برنامه‌ریزی درست برای کارهای خود داشته باشید.

 

نرم‌افزارهای ذخیره‌سازی مستندات

همانطور که گفتیم، با پیشرفت تکنولوژی و افزایش محبوبیت سیستم‌های ابری در بین افراد، سازمان‌ها برای ذخیره‌سازی مستندات خود از سرویس‌های مبتنی بر ابر استفاده می‌کنند. این سرویس‌ها به گونه‌ای است که از هر دستگاهی با اتصال به ایمیل خود می‌توانید مستندات خود را مشاهده و ویرایش کنید. در نتیجه دیگر نیازی به صرف هزینه‌های بالا برای ارتقای حافظه ذخیره‌سازی دستگاه‌های خود ندارید. همچنین افراد دورکار نیز به راحتی می‌توانند به این مستندات دسترسی داشته باشند.

Dropbox از محبوب‌ترین و کاربردی‌ترین ابزارها برای سازماندهی و ذخیره‌سازی داده‌ها و پرونده‌ها در تمامی دستگاه‌ها است. این کار تنها با عمل درگ‌ اند دراپ انجام می‌شود و از تمامی دستگاه‌ها به فایل‌های خود دسترسی دارید. این قابلیت برای افراد دورکار و کارمندانی که در بیرون از سازمان فعالیت می‌کنند بسیار کارآمد است.

Shoeboxed نیز یکی دیگر از ابزارهای سازماندهی است که با استفاده از آن می‌توانید رسید‌ها، کارت‌ها، لیست مخاطبین و غیره را به راحتی به صورت گزارش ذخیره کنید و دیگر به صرف وقت و هزینه برای اسکن و دسته‌بندی کاغذ‌ها نیازی نیست.

Google Drive هم برای این منظور یکی از بهترین و پرطرفدارترین ابزارهای ذخیره‌سازی است. با استفاده از این ابزار می‌توانید فایل‌ها با هر فرمتی را از دستگاه‌های مختلف ذخیره کنید و بدون پر شدن حافظه دستگاه خود، حجم زیادی از داده‌ها را ذخیره کنید. افراد دورکار می‌توانند از Google Drive برای دسترسی به فایل‌های ضروری سازمان و همچنین انتقال اطلاعات بین سازمانی استفاده کنند.